Receptionist Office Support Assistant
Con Esperienza

Descrizione della Posizione Lavorativa

Taft Stettinius & Hollister LLP è uno studio legale full-service che opera come un team unito e orientato al successo dei clienti. Con oltre 1.250 avvocati e più di 2.000 persone nel team, lo studio dispone di risorse tecnologiche avanzate e di un'ampia gamma di servizi che lo rendono un punto di riferimento nel settore. Attualmente Taft cerca un/una Receptionist / Office Support Assistant per la sede di Napoli.

Le principali responsabilità includono:

• Rispondere professionalmente e instradare tutte le chiamate in entrata.
• Accogliere e assistere clienti esterni e colleghi in modo cordiale e professionale.
• Coordinare e processare la posta in entrata e in uscita e le consegne, distribuendole all'interno dell'ufficio.
• Curare l'ordine e la presentazione dell'area reception e dell'ospitalità.
• Mantenere il calendario delle sale riunioni e coordinare gli incontri (servizi di catering, impostazioni audio-visive, programmazione conference call).
• Supportare l'allestimento e lo smontaggio delle sale riunioni.
• Assistere assistenti legali e avvocati con time entry e altre attività di fatturazione e contabilità.
• Fornire supporto amministrativo al team legale.
• Processare richieste di pagamento di fatture e rimborsi spese.
• Redigere lettere e memorandum assicurando correttezza di formato e assenza di errori.
• Salvare email, documenti e altri supporti digitali conformemente alla Information Governance Policy e alle procedure del relativo dipartimento.
• Rispondere alle richieste con tempismo, dando priorità correttamente alle attività.
• Svolgere ulteriori compiti d'ufficio generali su richiesta.

Requisiti richiesti:

• Preferibile minimo 3 anni di esperienza correlata e/o formazione; esperienza in uno studio professionale preferita.
• Competenza dimostrata in Microsoft Word e Outlook; conoscenza di Excel preferita.
• Attenzione ai dettagli e precisione.
• Capacità di collaborare efficacemente in team.
• Eccellenti capacità di gestione del tempo e organizzazione.
• Padronanza della lingua inglese e delle regole grammaticali standard.
• Capacità di dare priorità al lavoro, rispettare scadenze stringenti e rispondere in tempi utili.
• Ottime capacità comunicative verbali e scritte.
• Aspetto professionale e puntualità.
• Esperienza con Filesite e iManage considerata un valore aggiunto.

I candidati interessati sono invitati a candidarsi. Taft è un datore di lavoro che garantisce pari opportunità (Equal Opportunity Employer) e partecipa al programma E-VERIFY. Le informazioni riportate in questo annuncio descrivono i compiti e le responsabilità principali, ma non esauriscono tutte le possibili attività richieste.

Requisiti

Preferibile minimo 3 anni di esperienza correlata; esperienza in studi professionali preferita. Competenza in Microsoft Word e Outlook (Excel preferito). Ottime capacità organizzative, attenzione ai dettagli, abilità nel multitasking e nella gestione delle priorità. Padronanza dell'inglese, buone capacità comunicative verbali e scritte, aspetto professionale e puntualità. Conoscenza di Filesite e iManage è un plus.