Descrizione della Posizione Lavorativa

Per una importante realtà del settore farmaceutico, ricerchiamo un/una assistente amministrativo/a scientifico/a appartenente alle Categorie Protette (Art. 1 L. 68/99). La posizione è riferita a Pomezia con possibilità di full remote.

Responsabilità principali

1) Gestione della logistica e dei viaggi (viaggi e spedizioni)

Organizzare la logistica dei viaggi, incluse prenotazioni di voli, hotel e trasferimenti per partecipanti a corsi, congressi e seminari.

Gestire le spedizioni nazionali e internazionali e coordinarsi con corrieri specializzati per invio/recezione di campioni biologici o chimici, anche con requisiti di catena del freddo.

Supportare e supervisionare le pratiche e la documentazione per lo sdoganamento di merci, materiali e campioni.

2) Pianificazione eventi e gestione uffici

Preparare e allestire sale riunioni, incluse dotazioni multimediali/AV, materiali di supporto e catering.

Organizzare riunioni interne e incontri con fornitori; gestire la logistica e l'accoglienza degli ispettori durante gli audit di qualità.

Fungere da referente per fornitori esterni in caso di interventi tecnici e manutenzione della strumentazione di laboratorio.

3) Controllo e gestione della documentazione (documenti, firme e contratti)

Gestire i flussi di approvazione e la raccolta delle firme, sia digitali (es. DocuSign) sia autografe, su documenti e report regolatori.

Ricercare e recuperare documenti all'interno di archivi aziendali, registri centrali o database.

Supportare la gestione dei contratti (definizione, monitoraggio, scadenze e rinnovi) con fornitori, CRO e subappaltatori, inclusi CDA e MSA.

Mantenere e aggiornare i registri di formazione, le matrici delle competenze e i registri delle qualifiche del personale.

4) Finanza, approvvigionamento e logistica (budget, ordini e logistica)

Gestire le richieste di approvvigionamento ed emettere ordini di acquisto (RDA) tramite il sistema P2P per forniture d'ufficio e materiali di consumo di laboratorio.

Supervisionare l'emissione delle fatture e monitorare lo stato dei pagamenti (approvazioni tramite sistema BAP), in collaborazione con il dipartimento centrale finanza/amministrazione.

Supportare il monitoraggio delle spese, la contabilità quotidiana e il controllo del budget aziendale e degli accantonamenti.

Benefit

Contratto a tempo determinato 12 mesi · RAL 33.000€ · Possibilità di full remote.

Annuncio valido fino al 2026-12-31. Sede di riferimento: Pomezia (Roma), Italia.

Requisiti

Appartenenza alle Categorie Protette (Art. 1 L. 68/99); buona conoscenza della lingua inglese; capacità di gestire attività amministrative, logistiche e contrattuali; disponibilità a operare con riferimento a Pomezia o in full remote; capacità di interfacciarsi con fornitori, corrieri e con il dipartimento finanza.