Front Office Agent
Con Esperienza

Descrizione della Posizione Lavorativa

Scopo generale del ruolo: Far parte di una reception orientata all'ospite, pronta a fare il possibile per garantire soggiorni eccezionali prima, durante e dopo la permanenza degli ospiti. Al loro arrivo gli ospiti troveranno una figura con un aspetto curato e una dedizione al servizio che cura i dettagli, offrendo un'attenzione personalizzata che lascia un'impressione positiva.

Competenze richieste:

• Ottime capacità comunicative
• Iniziativa e capacità di anticipare i bisogni degli ospiti
• Approccio cordiale e orientato alle persone
• Attitudine al lavoro di squadra
• Flessibilità, problem solving e capacità di gestire più attività contemporaneamente
• Atteggiamento positivo e personalità estroversa

Qualifiche ed esperienza:

• Fluente in italiano e inglese; altre lingue sono un vantaggio
• Solida conoscenza delle operazioni di front desk e dei servizi agli ospiti
• Ottime capacità relazionali e predisposizione al lavoro in team
• Minimo 2 anni di esperienza in ruolo analogo presso strutture comparabili con numerose camere e spazi meeting
• Preferibile esperienza comprovata nel lavorare sempre a favore degli ospiti e collaborare efficacemente con il team

Responsabilità principali

1. Gestire tutti i check-in e check-out degli ospiti, assegnare camere, gestire richieste di cambio camera o late check-out; attivare o reemettere le chiavi delle camere e garantire la sicurezza delle chiavi e della cassa.
2. Garantire la corretta registrazione dei pagamenti, verificare/adeguare le fatturazioni e documentare eventuali eccezioni; processare tutti i tipi di pagamento, voucher, pagamenti in contanti e assegni turistici; fornire resto e completare report di cassa e chiusura.
3. Gestire prenotazioni, conferme e cancellazioni; eseguire verifiche duplicati e bloccare camere nel sistema informatico secondo le esigenze; vendere camere agli ospiti senza prenotazione.
4. Coordinarsi con Housekeeping per monitorare lo stato delle camere, segnalare problematiche e informare il personale quando le camere sono disponibili per il check-in.
5. Rispondere, registrare e gestire tutte le chiamate, messaggi, richieste, domande o preoccupazioni degli ospiti; seguire le richieste fino alla soddisfazione dell'ospite e fornire informazioni e indicazioni sulla struttura e sulla zona.
6. Gestire procedure di check-in di gruppi e pre-registrazioni; prevedere situazioni di overbook e trovare soluzioni alternative per gli ospiti prenotati se necessario.
7. Eseguire report giornalieri, liste di contingenza e report di autorizzazione carte di credito; verificare il numero di arrivi e partenze, identificare richieste speciali e garantire l'accuratezza dei report.
8. Gestire il centralino telefonico e l'eventuale coordinamento delle chiamate; fornire assistenza per il trasporto e servizi per gli ospiti/visitatori.
9. Preparare, archiviare e gestire la documentazione degli ospiti; emettere cassette di sicurezza se richiesto e notificare il reparto Loss Prevention/Security in caso di segnalazioni di furto.
10. Contribuire all'identificazione di nuove modalità per migliorare efficienza, produttività, qualità, sicurezza e/o riduzione dei costi; adempiere ad altre mansioni ragionevoli richieste dai supervisori.
11. Rispettare le politiche e procedure aziendali; segnalare incidenti, infortuni e condizioni di lavoro non sicure al manager; mantenere riservatezza delle informazioni proprietarie e proteggere gli asset aziendali.
12. Mantenere un aspetto personale e uniforme professionale; assistere persone con disabilità e accogliere gli ospiti secondo gli standard aziendali, ringraziandoli con genuina riconoscenza.
13. Stare, sedere o camminare per periodi prolungati e spostare oggetti fino a 10 libbre (≈4.5 kg) senza assistenza; utilizzare computer/POS per inserire e ricercare informazioni.
14. Supportare la motivazione e il coaching del personale, fungere da esempio dipartimentale e sostenere il team nel raggiungimento degli obiettivi comuni.

Ulteriori responsabilità operative: assistere nella preparazione e revisione accurata dei documenti scritti, sviluppare e mantenere relazioni di lavoro positive e garantire il rispetto degli standard di qualità.

Requisiti

Minimo 2 anni di esperienza in ruolo simile presso struttura comparabile; fluente in italiano e inglese; predisposizione al lavoro in team e orientamento al cliente. Conoscenze di front desk, gestione pagamenti e reportistica sono richieste.