Receptionist
Junior / Apprendista

Descrizione della Posizione Lavorativa

Questa posizione è responsabile delle attività amministrative che garantiscono il corretto e efficiente funzionamento dell'ufficio, con particolare riferimento al front of house. Il ruolo è principalmente incaricato delle attività di reception e di ordine generale e fornisce supporto ad altre funzioni amministrative, sia generali che specifiche, quando richiesto.

Responsabilità

• Rispondere tempestivamente e professionalmente a tutte le chiamate in entrata, smistare le chiamate o prendere messaggi dettagliati e inoltrarli via email allo staff.
• Fornire un primo punto di contatto cordiale e professionale ai visitatori (telefonicamente e di persona); preparare caffè o acqua per i visitatori in sede e assisterli nelle loro richieste.
• Aggiornare calendari e pianificare riunioni, conference call e videoconferenze con stakeholder interni ed esterni.
• Garantire il mantenimento della pulizia e dell'ordine, con attenzione a reception, sala del consiglio, sale riunioni, sala formazione e cucine.
• Gestire e monitorare le scorte di cancelleria, capsule per caffè, materiale per spedizioni e prodotti per la pulizia.
• Fornire assistenza generale allo staff secondo necessità.
• Controllare la fornitura di acqua da bere per l'ufficio e di bottiglie piccole per le sale riunioni.
• Organizzare snack mattutini, ordinare pranzi e predisporre cibo per sessioni di formazione interne o per clienti.
• Gestire posta in uscita e in entrata, corrieri e spedizioni.

Qualifiche

• Capacità di prioritizzare i compiti per rispettare le attività quotidiane e le scadenze assegnate.
• Buone capacità telefoniche, con attitudine a filtrare le chiamate quando necessario.
• Buone doti interpersonali e comunicazione verbale (pronuncia).
• Capacità di lavorare in team e mantenere un comportamento professionale e un abbigliamento adeguato in ogni momento.
• Autonomia, proattività e buona iniziativa.
• Capacità di organizzare eventi interni.
• Conoscenza della lingua inglese.
• Conoscenze informatiche di livello intermedio in Microsoft Word, Excel e PowerPoint.

I candidati appartenenti alle categorie protette (L. 68/99) sono incoraggiati a presentare la candidatura.

InterSystems Italia è impegnata a garantire pari opportunità per tutti i candidati e promuove un ambiente inclusivo e non discriminatorio, indipendentemente da genere, età, razza, religione, orientamento sessuale, disabilità o qualsiasi altro status protetto.

Luogo di lavoro: Milano, MI, Italia.

Requisiti

Conoscenza intermedia di Microsoft Office; buona padronanza dell'inglese; capacità di dare priorità alle attività; buone competenze telefoniche e comunicative; attitudine al lavoro di squadra; comportamento professionale; proattività; capacità di organizzare eventi interni.